Wenn es darum geht, eine geschäftliche E -Mail zu schreiben, müssen Sie bedenken, dass sie einen bestimmten Zweck hat. In diesem Artikel gibt Ihnen einige Tipps, wie Sie dieses wichtige Stück Korrespondenz professioneller und effizienter klingen. Beachten Sie, dass Geschäfts-E-Mails formell sein sollten und einen Aufruf zum Handeln enthalten sollten. Vermeiden Sie übermäßig lange Sätze und geben Sie einen Aufruf zum Handeln ein. Befolgen Sie diese einfachen Tipps, um eine geschäftliche E-Mail zu schreiben und erfolgreich zu sein. Es gibt viele Möglichkeiten, eine überzeugende Geschäfts-E-Mail zu erstellen, aber diese sind diejenigen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.
Business-E-Mail hat einen bestimmten Zweck
Jede geschäftliche E-Mail sollte einen klaren Zweck haben. Identifizieren Sie den Zweck der E-Mail und fassen Sie sie kurz in den ersten beiden Sätzen zusammen. Wenn Sie dies wissen, können Sie konzentriert bleiben und nur Informationen einfügen, die für den Zweck der E-Mail relevant sind. Wenn der Zweck der E-Mail beispielsweise darin besteht, den Empfänger eines Unternehmenssitzes zu informieren, sollte das Betreff der Unternehmensbesprechung sein.
Denken Sie daran, Sie senden geschäftliche E -Mails an andere Personen, daher müssen Sie sie mit Respekt behandeln. Verwenden Sie nicht alle Kappen, vermeiden Sie es mit unprofessioneller Sprache und stellen Sie sicher, dass die E-Mail kurz und einfach zu lesen ist. Verweisen Sie auf alle beigefügten Dateien. Denken Sie daran, dass Menschen auf der ganzen Welt unterschiedliche Zeitzonen haben, daher ist es wichtig, beim Schreiben Ihrer E-Mail einen professionellen Ton zu verwenden. Wenn Sie es an einen Kollegen oder einen Chef senden, stellen Sie sicher, dass es sich in einem angemessenen Ton befindet.
Es sollte formell sein
Das Format Ihrer geschäftlichen E-Mail sollte formell sein. Es ist zwar weniger komplex als ein traditioneller Buchstabe, benötigt immer noch eine klare Subjektlinie und einen klaren Körper. Geben Sie den Gruß, das Thema der E-Mail, die Leiche und eine Abteilung ein. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Ihre Kontaktinformationen in die Körperschaft an und lassen Sie die darin enthaltenen Absätze unbedingt ein. Sie können auch eine E-Signatur einfügen, wenn Sie eine haben.
Während einige Menschen das Gefühl haben, dass blumige, formale schriftliche Kommunikation nicht angemessen sind. Sie sollten respektvoll und positiv sein. Versuchen Sie, Ihre E -Mails laut zu lesen, bevor Sie sie senden, um den falschen Eindruck zu vermeiden. Vermeiden Sie es, alle Kappen zu verwenden, da dies als Schreien interpretiert werden kann. Verwenden Sie auch nicht umgangssprachliche Begriffe in formellen Geschäfts-E-Mails, die Sie unprofessionell erscheinen lassen. Verwenden Sie stattdessen gemeinsame Sätze und Sätze.
Es sollte einen Aufruf zum Handeln enthalten
Ein Aufruf zum Handeln ist ein wichtiger Bestandteil einer Geschäfts-E-Mail. Es sollte die Leser dazu veranlassen, auf die in der E-Mail dargestellten Informationen zu reagieren. Es sollte bis zu zwei bis vier Wörter sein und ein Gefühl der Dringlichkeit enthalten. Verwenden Sie Wörter wie jetzt oder heute, damit der Leser jetzt handeln möchte. Ein starker Aufruf zum Handeln ist auch effektiv, um Abonnenten zu ermutigen, eine Liste zu abonnieren.
Ein guter Handlungsaufruf kann so einfach sein wie das Anfragen eines Papiers, die Planung einer Demo oder die Buchung eines Treffens. Bieten Sie nach Möglichkeit einen Kalenderlink an, damit der Prozess einfach ist. Die Einbeziehung eines Kalenderverbinds hilft dabei, einen Teil der Stress aus der Aussicht zu entfernen. Jede dieser Optionen hat Vor- und Nachteile, und einige Leute werden keine wählen. Aber ein guter Aufruf zum Handeln wird den Leser immer motivieren, zu handeln.
Es sollte kurz sein
Einer der ersten Tipps, die Sie beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail beachten sollten, besteht darin, übermäßige Abkürzungen zu vermeiden. Sie können informell erscheinen, aber geschäftliche E-Mail-Absender sollten diese vermeiden, wenn sie auf ihre Kontakte schreiben. Es ist wichtig, eine einfache Sprache zu verwenden und den Vornamen des Empfängers in der E -Mail -Adresse zu verwenden, was zeigt, dass Sie sich um ihre Bedürfnisse und Meinungen kümmern. Verwenden Sie auch die richtige Betreffzeile für Ihre Nachricht. Wenn Sie Ihre E-Mail an eine Vielzahl von Personen senden möchten, ist es am besten, die Betreffzeile für den Inhalt der Nachricht relevant zu machen. Korrekturlesen und Rechtschreibprüfung Ihre E-Mails sind unerlässlich, da falsch geschriebene Wörter und Emoticons Spam-Filter auslösen.
Wie bei jeder Art von E-Mail sollte der Körper einer geschäftlichen E -Mail kurz und auf den Punkt sein. Personen, die diese E -Mails lesen, haben einen vollen Zeitplan. Sie sollten daher vermeiden, übermäßige Flusen zu verwenden. Eine gut geschriebene E-Mail vermittelt Professionalität und Affabilität, und es sollte leicht zu verstehen sein. Es sollte eine Betreffzeile und die Namen des Empfängers sowie einen Anhang enthalten. Darüber hinaus sollte es auch ein Feld für die Kohlenstoffkopie enthalten, mit der zusätzliche Empfänger über den Inhalt der E -Mail auf dem Laufenden halten.
Es sollte eine Abteilung haben
Es ist sehr wichtig, am Ende einer Geschäfts-E-Mail eine Abteilung aufzunehmen. Neben der personalisierten E-Mail signalisiert ein Abschluss Ihre Aufrichtigkeit und die Absicht, gute Ergebnisse zu erzielen. Viele Menschen verwenden diese Ausdrücke jedoch, ohne die Auswirkungen zu erkennen, die sie haben. Dieser Artikel wird die richtigen Abtretungsausdrücke durchführen, die in Ihren Geschäfts-E-Mails verwendet werden können. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Ausdrücke nur bei Bedarf verwendet werden sollten.
Eine gut gestaltete Abmeldung kann den Unterschied zwischen einer großartigen E-Mail und einer langweiligen E-Mail ausmachen. Die Verwendung der besten Schlusswörter ist entscheidend, und diese Wörter werden in geschäftlichen E-Mails häufig verwendet. Aber einige Leute glauben, dass die besten Schlusswörter in der heutigen Welt ihre Bedeutung verloren haben, aber die Realität ist viel komplizierter. Im Business-E-Mail -Kontext können Sie die Schließzeile verwenden, hoffen, bald von Ihnen zu hören oder die besten Wünsche.
Es sollte keine übermäßige Interpunktion oder Emojis enthalten
Laut Untersuchungen der Ben-Gurion University of the Negev reduziert die Verwendung von Emojis in Business-E-Mails die Wahrnehmung Ihrer Kompetenz die Empfänger. Diese Studie umfasste 549 Teilnehmer aus 29 Ländern. Forscher der University of Haifa und der Amsterdam University nahmen ebenfalls an der Studie teil. Sie stellten fest, dass Menschen mit geringerer Kompetenzwahrnehmung weniger auf E -Mails mit Emojis reagierten, detailliertere Antworten schrieben und weniger wahrscheinlich persönliche Informationen teilten.
Beispielsweise ist ein Ausrufezeichen in einer geschäftlichen E -Mail unangemessen. Es sollte nur verwendet werden, wenn es Aufregung oder ein Moment des Jubilations gibt. Ein einzelner Ausrufezeichen kann zwar eine echte Begeisterung vermitteln, aber es kann zu viel sein und Sie unreif klingen lassen. Versuchen Sie stattdessen, Ihre Verwendung auf einen pro Satz zu beschränken. Das Hinzufügen von mehr als einem Ausrufezeichen pro Satz mag kreativer erscheinen, aber es wird Ihre E -Mail nur datiert aussehen.